Neptun Gazdálkodási Rendszer modul SAP platformon

A Neptun Gazdálkodási Rendszer modul komponensei tartalmazzák mindazokat a funkciókat, amelyek a felsőoktatás intézményei számára gazdálkodási tevékenységükben, a rájuk érvényes szabályozás szerint szükségesek; illetve teljes körűen integráltak a Tanulmányi Modullal és Poszeidon rendszer modulokkal.

Neptun_EiiR_Gazdalkodasi_Modul

 

A komponensek felsőoktatás-specifikus kész folyamatokat képesek támogatni, eltérően más SAP alaprendszerektől. Emellett az adott szervezet jellemzőinek és igényeinek megfelelően (pl. tényleges szervezeti felépítés leképezése, saját törzsadatok feltöltése, költségvetési számviteli rend (Költségvetési számvitel és a Pénzügyi számvitel rendjében is) beállítással, feltöltéssel testre szabhatóak.

 

A Neptun Gazdálkodási Modul magas szintű funkcionális áttekintése:

 

  • Költségvetés gazdálkodás (PSM-KVM)

A keretgazdálkodáshoz kapcsolódó funkcionalitást teljes körűen lefedő modul, amely magában foglalja az előirányzatok tervadatainak betöltését; nyilvántartását; hatásköri módosítások kezelését; a pótlások, elvonás, átcsoportosítások, zárolások leképezését; a felhasználás ellenőrzését; a kötelezettségvállalások nyilvántartását; az előirányzat-növelő bevételek feldolgozását; a maradványtartási kötelezettség kezelését és a zárási munkák támogatását. Költségvetés gazdálkodás modulban lehetőség van az ERA, AHTT szerinti nyilvántartásra, valamint a szakfeladatok leképezésére. A gazdálkodási modul integrációja biztosítja, hogy a megfelelő kontírozási objektumokon (pénzügyi központ, pénzügyi alap, pénzügyi tétel) keresztül a gazdálkodás többi moduljában rögzített gazdasági események a háttérkönyvelése (mind a pénzügy-számvitel szerint, mind a költségvetési számvitel szerint) a rendszerben integráltan megtörténjenek.

 

  • Partnernyilvántartás (FI-AP, FI-AR)

Egy partner (szállító, vevő) jellemzően egyedi azonosítóval rendelkezik a rendszerben. Az az intézmény, vagy szervezeti egység, hozza létre az általános adatokat és a rá vonatkozó intézményi és beszerzési/értékesítési törzsadatokat, akinél először jelentkezik a partner.. Más szervezetnek már csak a rá vonatkozó intézményi és értékesítési/beszerzési törzsadatokat kell létrehoznia. A szállítók és vevők törzsadatai két törzsállományban kerülnek karbantartásra, nyilvántartásra. Amennyiben egy partner szállító és vevő is, úgy egyetlen törzsrekordban lehetőség van a partnerszerepek összekapcsolására, ami biztosítja a követelések, kötelezettségek összevezetését.

Abban az esetben, ha az adószám a törzsben kitöltésre kerül, a rendszer ellenőrizni fogja az adószám CDV helyességét, valamint az egyediséget. Amennyiben helytelen, vagy nem a szabálynak megfelelőek a bemenő adatok, hibaüzenetet jelez hibás kitöltés esetén.

A partneradatok fizetési kapcsolatokat tartalmazó adattáblájában kerülnek eltárolásra a bankszámlaszámok. Magyarországi bank esetén pl. 3-szor 8 karaktert helyezzünk el a bankkulcs, bankszámlaszám mezőkben.

A partneradatok rendelkeznek pénzügyi és logisztikai (beszerzés, értékesítés) nézetekkel és az ehhez kapcsolódó mezőkkel.

A szállítói, vevői analitikus nyilvántartás a pénzügyi követelések, kötelezettségek nyilvántartásán keresztül biztosított a rendszerben.

 

  • Beszerzés, készletgazdálkodás, számlaellenőrzés (MM)

A beszerzés, készletgazdálkodás és számla ellenőrzés (számlák előzetes rögzítése, iktatása, megrendeléssel történő egyeztetése) területe fedi le a kötelezettség, szállítói oldal logisztikai folyamatait, úgymint a beszerzési megrendelésigény állapotának kezelése, szerződés és beszerzési megrendelés rögzítése, majd az erre hivatkozva elkészített teljesítésigazolás vagy árubeérkezés. A beszerzési folyamatok utolsóként rögzített bizonylata a megrendelésre hivatkozva érkeztetett szállítói számla.

A többszintű ellenjegyzési, engedélyezési folyamat beszerzési megrendeléshez kötött. A keretfoglalás bruttó módon történik, a bizonylatban szereplő szállítási dátumra (várható teljesítés) aktualizálódik és a rendelés teljes mentése után létrejön.

A kincstári bejelentési kötelezettség alá eső kötelezettségvállalások automatikus bejelentése az engedélyezési eljárás teljessége, valamint a szállítói visszaigazolás rögzítése (amennyiben releváns) után indul. A beszerzési megrendelés a számlaegyeztetés, banki teljesítés alapbizonylata.

Készletvezetés keretében valósul meg a cikktörzsben nyilvántartott cikkek (anyag, áru, saját termék, szolgáltatás) készletmozgásainak rögzítése. A készletvezetés kiterjed: a készletek mennyiségi nyilvántartására, amelynek jellemzője, hogy valós időben azonnal rögzíti a készletváltozást, így mindig aktuális készletet mutatja a rendszer; megmutatja a szabadon felhasználható, rendelés alatti, foglalt készleteket. A készletek értékbeli analitikus nyilvántartására során minden anyagmozgáshoz megfelelő értékelési előírás kapcsolódik a főkönyv felé: minden anyagmozgás automatikus főkönyvi könyvelést eredményez a háttérben, az előzetes beállítások alapján; a kontrollingot érintő anyagmozgáshoz (költség objektumra, közvetlen felhasználásra) kontírozási előírás tartozik a költségszámítás részére. Az anyagmozgásokat a növekedések, csökkenések, átkönyvelések mozgás nemeit jelentik. A leltár végrehajtásának teljes folyamata lefedett.

 

  • Kötelezettségvállalás (MM, PSM-FM)

A rendszer támogatja a kiadási kötelezettségvállalások nyilvántartását, és az erre épülő adatszolgáltatást. Ahhoz, hogy a kötelezettségvállalások a kincstári bejelentése (KT-01) és módosítása (KT-02) bizonylatok létrehozhatóak legyenek, szükségesek a rendszerben olyan forrásbizonylatok, amelyekben rendelkezésre állnak azok az információk, amelyeket a Magyar Államkincstár felé jelenteni szükséges. A bejelentések és módosítások alapját képező bizonylatok a Gazdálkodási Modulban a beszerzési megrendelések, valamint az eszközfoglalás (manuális kötelezettségvállalás) kötelezettségvállalási bizonylatok.

A beszerzési workflow a felhasználói igényléssel indítható, amely előzetes kötelezettségvállalással a várható keretet leköti. A beszerzési megrendelés amennyiben igénylésre hivatkozással készül, úgy a keretfoglalás az MM – FM modulok integrációján keresztül valós keretfoglalásba kerül.

A beszerzési megrendelés mentésekor történik a keretek lefoglalása. Ezzel egy időben az ÁFA összeg keretfoglalása is megtörténik. Amennyiben a beszerzési megrendelés törlésre kerül – pl. megrendelés elutasítása után – a lefoglalt keret felszabadul (leépítésre kerül).

Az ellenjegyzés a rendszerben adminisztráltan történik.

 

  • Kötelezettségek, tartozások kezelése (FI-AP)

Az intézmények számára a kötelezettségek (tartozások) folyamatait és funkcióit a gazdálkodási modul szállítói analitikája és a beszerzés folyamatok funkciói segítik.

A beszerzési komponensben történik meg minden szállítói számlára vonatkozóan az iktatás, igazolás, kontírozás ellenőrzés, engedélyezés, könyvelés folyamata. A nem szállítói számla jellegű, megrendelés előzmény nélkül kezelhető, egyéb kötelezettségek rögzítése a rendszer szállító analitikus komponensében valósul meg. A sztornó, előleg, jóváírás, deviza számla kezelését támogatja a rendszer. korosító lista készíthető a nyitott szállítói tételekre.

A számlák valamint kötelezettségek kifizetésének kezelése a szállítói analitikus komponensben történik az esedékesség figyelésével, részben automatizáltan, a bankterminálokkal megvalósítandó interfészek segítségével. A bankkivonat és számla összepontozása tömegesen automatizmussal és egyedi tranzakcióval is lehetséges.

 

  • Számlázás (SD)

Támogatjuk az intézménynél a kimenő számlák előállítását. Alapbeállítás szerint magyar és angol nyelvű számla készülhet. A kimenő számlák alapja mindig a vevői rendelés, melyet szolgáltatások, eszközök és anyagok számlázása esetén is alkalmazható. A vevői rendelés tartalmazza az összes számlázáshoz szükséges adatot. A komponens szervesen integrálódik a rendszer pénzügyi komponenseivel és költségvetés-menedzsment funkcióival, a kiállított és lekönyvelt számlák mind a vevő analitikában, mind a főkönyvi komponensben, mind pedig a költségvetés-menedzsmenthez kapcsolódó beszámolókban azonnal megjelennek.

A számla elkészítése számlaelőkészítő bizonylat rögzítésével kezdődik. Ezen bizonylat bevételi kötelezettségvállalásként jelenik meg a költségvetés-menedzsment komponensben melyet az elkészült számla építi le. A végleges kötelezettségvállalási bizonylat a költségvetési számvitelben megképződik a kiállított számla könyvelésekor.

Elkészíthető a helyesbítő számla, és támogatja, a rendszer a periodikus számlázást amennyiben rendszeresen ismétlődő számlázási feladat merül fel azonos vevő esetében, például egy bérleti díj rendszeres, azonos összegű havi számlájának kiállítása esetén.

 

  • Kinnlevőségek, követelések kezelése (FI-AR)

Az intézményt a vevői folyószámla nyilvántartása funkciói segítik a kinnlevőségek (követelések) folyamatainak kezelésében. A számla elkészültekor, a beállított kontírozásoknak megfelelő bevételi számlára kerül a bevétel és a vevőnél megadott egyeztető számlára – a vevői analitikán keresztül – kerül a vevői követelés a pénzügyi számvitelbe, követelésként a költségvetési számvitelbe, valamint a költségvetés-menedzsmentbe várható bevételként. Az elkészült számla bizonylatából kapja meg a pénzügyi komponens a könyvelési segédinformációkat, mint például fizetési határidő, és ennek megfelelően kezeli a továbbiakban a felszólításokat, kiegyenlítést, stb. A rendszerben egyenlegközlő készíthető, valamint kintlévőségek behajtását a felszólító levél, kamatközlő készítési lehetőség támogatja. Lehetőség van a nyitott vevői tételekre korosító lista készítésére és vevői minősítések riportolására.

A pénzforgalmi teljesítéssel egy időben történik meg a költségvetési számvitelben a teljesítés könyvelése.

 

  • Tárgyi eszköz gazdálkodás (FI-AA)

Az eszközgazdálkodási komponensben az eszközök egyedi nyilvántartása történik. Az eszköztörzseket eszközosztályokba kell sorolni. Az eszközosztály az eszközök analitikus csoportosítását szolgálja, ez teremti meg a kapcsolatot a főkönyvi számlákkal a hozzá kapcsolt számla-hozzárendelésen keresztül.

 

  • Kincstár, Bank (FI-BL)

A rendszer alkalmas arra, hogy a bankszámlákon, kincstári számlákon bonyolított fizetési forgalmat, bankkivonat könyvelését elektronikus adatfeldolgozással támogassa.

Az elektronikus banki adatfeldolgozás a kincstári számlákon bonyolított pénzforgalom (indított átutalások), valamint a forint bankszámlakivonat elektronikus formában való befogadása és feldolgozása megoldott.

Az automatikus fizetés lehetővé teszi, hogy a lekönyvelt és esedékessé vált tételek – előre beállított szempontok figyelembevételével (pl. értéknap) – kifizetésre kerüljenek. Az automatikus kimenő fizetés a könyvelt szállítói (és szükség esetén vevői) bizonylatok alapján válogatja össze a fizetendő tételeket. A banki állomány előállítására önálló funkció szolgál. Az állomány előkészítése során képes a rendszer az kincstári körbe tartozó (ERA megadás kötelezett) és a nem kincstári körbe tartozó kötelezettségek állományát elkülönítetten kezelni.

 

  • Házipénztár (FI-BJ)

A pénztár komponens kezeli a pénztárkönyvet (napi nyitó, záró készlet, napi mozgások), pénztárbizonylatot készít, illetve napi pénztárnapló kérdezhető le. A pénztárban előforduló gazdasági események előre definiálhatóak: intézmény, főkönyvi számlaszám, megnevezés, adókód, melyeket a bizonylatok rögzítésekor csak ki kell választanunk. A tételek kontírozása a jogcímek alapján részben automatikusan történik. A költségvetés könyvelése számára kitöltendő egyéb kontírozási elemeket (forrás, funkcióterület) a rendszer az intézményi alapértékekből automatikusan levezeti, míg az egyéb kontírozásokat pl. költséghelyet, témaszámot, munkaszámot a pénztáros adja meg. Amennyiben szükséges, a rendszer által felkínált javasolt értéket módosítani kell. A pénztár teljes napi forgalmát egyetlen képernyőn rögzítheti a felhasználó.

Munkavállalói ellátmány / előleg teljes pénzügyi folyamata rögzíthető a rendszerben: ellátmány / előleg kiadása, visszavét.

A készpénzes szállítói, vevői számla is a házipénztáron keresztül kerül a rendszerbe.

 

  • Főkönyv (FI-GL, PSM-FA)

A rendszer párhuzamosan vezet két főkönyvet (pénzügyi számvitel és költségvetési számvitel), amelyek mindegyike megfelel a vonatkozó, hatályos magyar szabályozásnak. A költségvetési számvitel előirányzat, követelések, kötelezettségvállalás és teljesítés bizonylatai automatikusan keletkeznek a megfelelő időben.

A pénzügyi számvitelben történik elsődlegesen a gazdasági események rögzítése. Itt kezelik a vevői, szállítói, bank-, pénztár-, analitikus és egyéb főkönyvi nyilvántartásokat. A számlázás is a pénzügyi számvitelben történik. A pénzügyi számvitel adataiból készül az ÁFA bevallás, valamint a pénzügyi számvitel analitika az alapja a kötelezettségvállalásoknak is. Itt valósul meg az előirányzat nyilvántartás, keretfigyelés és fedezetvizsgálat. A 6-os, 7-es könyvelés automatikusan kerül meghatározásra.

A költségvetési számvitelben nincs analitika. A pénzforgalmi teljesítések, vegyes könyvelések a pénzügyi számvitel rögzítések alapján párhuzamosan és automatikusan könyvelésre kerülnek a költségvetési számvitelben is. Lehetőség van a költségvetési számvitelben nyilvántartani a kincstári előirányzatot, elemi előirányzatot, maradványt, módosított előirányzatot, túlteljesíthető keretet, zárolt előirányzatot, előirányzat lemondást. A rendszerben a több évre áthúzódó keretek nyilvántartása is megoldott. Mindezekkel összhangban a megfelelő kimutatásokban szerepelnek az előirányzatok megbontása az előbbiek szerint, valamint a felhasználási adatok tárgyévben kifizetett kötelezettségek, tárgyévben rendezendő kötelezettségek, következő évben rendezendő (áthúzódó) kötelezettségek. Év végi zárás keretében a nyitott obligó (nyitott keretek) tételeket lezárja a tárgyévre rendszer, és a következő évre egy levezetés szabály szerint átviszi a fennmaradó keretet.

A főkönyvi komponensben elérhetőek a főkönyvi karton, kivonat, a költségvetési beszámoló, mérlegjelentés, kötelező egyezőségek riportok, valamint a beszámoló űrlapok.

 

  • Kontrolling (CO-OM)

A kontrolling komponens szerepe a költségvetési intézményeknél tevékenységek, szakfeladatok ellátásához szükséges közvetlen és közvetett (általános) kiadások gyűjtése, riportolása, majd azoknak valamilyen mutatószám alapján a tevékenységek közötti felosztása. Kontrolling objektumok: a költséghelyek, költségnemek (elsődleges, másodlagos), munkaszámok, teljesítményfajta (rezsióradíjas elszámolások támogatása). A statisztikai mutatószámok a költségfelosztások vetítési alapjaiként, illetve elemzések során fajlagos mutatószámok képzésére használhatóak.

A kontrolling funkció a kimutatott kiadások, bevételek gyűjtésére, riportolására szolgál, illetve támogatja a költségfelosztás végrehajtását. A riportolásokat kontrolling struktúrák támogatják. A költségfelosztás során a könyvelt általános kiadásokat, (mivel azok a szakfeladatok érdekében merülnek fel), mutatószámok, vetítési alapok segítségével fel kell osztani a tevékenységek között. A felosztás eredménye a pénzügyi számvitelbe bekönyvelésre kerül.

Az Uniós törvények értelmében fel kell hívnunk a figyelmet arra, hogy ez a weboldal ún. "cookie"-kat vagy "sütiket" használ. A sütik szöveges fájlok, amelyeket böngészési élmény javítására használunk. A sütik használata letiltható minden böngésző beállításaiban. Az "Elfogad" gombra nyomva felhasználóink elfogadják az oldal által lerakott sütiket. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás