Közzétéve 2020.07.17. · Kategória Sajtószoba

A Pázmány Péter Katolikus Egyetemen a szociális támogatás elektronikus, Neptun Rendszeren keresztüli igénylésének kidolgozása Mátéffy Györgyné Emese, a PPKE Központi Tanulmányi Osztálya akkori vezetőjének irányításával zajlott. Az interjú az Ő, továbbá a kérvénytípus kialakítását az EHÖK Gazdasági és Szociális Bizottsága részéről koordináló Dallman Kristóf jelenlegi EHÖK elnök és Pálfalvi Noémi elnöki megbízott közreműködésével készült.

Hogyan zajlott a szociális támogatás igénylése Önöknél az elektronikus igénylés bevezetése előtt?

Egyetemünkön 2018 őszéig hibrid megoldás működött. Az alaptámogatás iránti, illetve a rendkívüli szociális ösztöndíj kérelmek teljes egészében papír alapúak voltak. A rendszeres szociális ösztöndíj pályázati űrlapjának kitöltése egy e-Szoctám elnevezésű, belső, hallgatói fejlesztésű elektronikus rendszeren zajlott. A kinyomtatott pályázati űrlapot a csatolt mellékletekkel együtt azonban ebben az esetben is személyesen, papír alapon kellett benyújtani a Hallgatói Önkormányzat számára.

Miért érezték szükségesnek azt, hogy a szociális támogatás igénylése is elektronikusan, a Neptun Rendszeren keresztül történjen?

Egyetemünk karai különböző telephelyeken működnek. A telephelyek közötti távolság és a kérelmek papíros ügyintézése megnehezítette a rászorultsági alapon adható juttatások intézményileg egységes kezelését. A papíros kérelmek és csatolt igazoló dokumentumok feldolgozása és megőrzése rengeteg munkával járt. Ugyanakkor erre a munkára, és a rektori jóváhagyásra nagyon rövid idő állt rendelkezésre.

A már említett e-Szoctám rendszer mögül az évek során elfogyott az informatikai háttértámogatás, mivel az azt fejlesztő hallgató végzett az Egyetemen. A Neptun Rendszert régóta használjuk, magától értetődő volt, hogy a szociális támogatás iránti elektronikus kérvényeket is ebbe a rendszerbe érdemes beépíteni.

Hogyan kezdtek neki az átalakítási folyamatnak?

A folyamatot az egyetem Központi Tanulmányi Osztálya és az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat koordinálta. Több körben került sor intézményi szintű, karközi egyeztetésekre, ahol kirajzolódtak az igények és a lehetőségek.

Olyan rendszer kialakítására volt szükség, mely a kari autonómia iránti igény tiszteletben tartása mellett, a leghatékonyabb egységes ügyintézést teszi lehetővé. Legfontosabbnak az egységes egyetemi diákjóléti bizottság létrehozását tartottuk. Az egységes folyamatkialakítás megtervezéséhez csak ezután tudtunk hozzákezdeni.

Milyen háttérmunkát igényelt a bevezetés?

A bevezetést hosszú, több hónapos előkészítő munka előzte meg. Az átállással lehetőség nyílt az EHÖK számára az addig működő rendszer felülvizsgálatára. Racionalizált, új kérelem űrlap készült és megtörtént a bírálati szempontrendszer hatályos jogszabályi környezethez illeszkedő átalakítása is. Az EHÖK újra szabta az egyes, szociális támogatás szempontjából releváns körülményeket alátámasztó, elfogadható dokumentumok listáját is.

Az volt a célunk, hogy lehetőleg a folyamat minden eleme elektronikusan kezelhető, tárolható és visszakereshető legyen. Egyrészt, hogy maradéktalanul megfeleljünk a jogszabályi előírásoknak, másrészt, hogy a hallgatóknak legyen elég idejük az igazolásaik beszerzésére. Szükség esetén a Bizottság személyes beszélgetésre is behívhassa a hallgatókat, és a döntés, majd az ösztöndíjak kifizetése időben megtörténhessen.

Végiggondoltuk az eljárás folyamatait, és több egyetemi szintű egyeztetést követően egy nagyon részletes folyamatábrát és eljárásrendet dolgoztunk ki. Ez tartalmazta azt is, hogy egy-egy kérelmi indokhoz milyen igazolás fogadható el, és az hány pontot érdemel. Így a hallgatók előre tudnak tájékozódni, hogy szociális állapotukhoz mely igazolásokra lesz szükségük, és az egységes pontrendszer alapján hozzávetőlegesen ki is tudják számolni, érdemes-e a kérvényt benyújtaniuk.

Itt meg kell említeni, hogy folyamatterveink megvalósításához meg kellett ismernünk azt is, mit tud a Neptun kérvénykezelő rendszere. Még a kérvénykezelő modul intézményi bevezetését megelőzően, három hónapra kölcsön kaptuk az SDA-tól a modult tesztelésre. Vágyott elképzeléseink kezdetben meghaladták a rendszer adta akkori lehetőségeket. Így először a kérvénykezelésbe csak egy egyszerűbb kérvényfajtával, a dékáni kérelmekkel mertünk belevágni. Ehhez is megindult egy folyamatos egyeztetés a fejlesztésre. Az SDA nagyon segítőkész volt, és valóban próbálta minden igényünket megvalósítani.

A dékáni kérvények bevezetése után került sor a szociális kérvények neptunos kialakítására. Itt újabb komoly fejlesztésekre volt szükség, de végül megszületett a kérvény első változata. Ezt megismerve, a Diákjóléti Bizottság tagjai megtették észrevételeiket, és ezek alapján módosítottunk a kérvényen. Várhatóan a jövőben is folyamatosan lesz igény kisebb-nagyobb változtatásokra, akár jogszabályi változások okán, akár hallgatói jelzések alapján, akár a rendszer adta bővülő lehetőségek kihasználására. A használathoz részletes útmutatót készítettünk, mind a hallgatók, mind a Diákjóléti Bizottság számára, amit azóta is folyamatosan karbantartunk, frissítünk.

Hogyan fogadták az ügyintézők és a hallgatók azt, hogy a szociális támogatás igénylése is a Neptunon keresztül történik?

A Hallgatói Önkormányzat munkatársai alapvetően pozitívan álltak az elképzeléshez, hiszen aki évek óta dolgozott a rendszerben, ismerte annak hibáit és nehézségeit. Természetesen mind a bizottsági ügyintézők (akik a Hallgatói Önkormányzat képviselői), mind a kérvényező hallgatók részéről érzékelhető volt egyfajta egészséges izgalom, drukk az első neptunos leadási időszakban, azonban ez bármilyen nagyobb változtatás előtt érthető.

Hogyan élte meg Ön?

Mátéffy Emese (KTO):

Őszintén szólva, nagyon nehéz folyamat volt, és rengeteg gyötrődést okozott. Először csak egy intézményi rendszergazda dolgozott rajta, de később rá kellett állítani még egy embert, aki csak ezzel foglalkozott.

Végül azért sikerélményünk is volt, mert örültek neki mind a hallgatók, mind a bizottság tagjai. Azt hiszem, ennél bonyolultabb és nehezebb kérvény nem is létezik, s ha ezt meg tudtuk oldani, közösen a fejlesztővel, akkor az összes többi kérvényfajta már jóval egyszerűbb lesz.

Dallman Kristóf (EHÖK):

Nem túlzás azt mondanom, hogy a szociális támogatások reformja jelentette hallgatói érdekképviselői munkám legambiciózusabb projektjét. Az átállás során rengeteg tapasztalatot szereztem a hallgatói ösztöndíjrendszerek beható tanulmányozásával. Szintén kiemelendő, hogy az egyetemi adminisztráció és a hallgatói képviselet eddig nem látott együttműködését idézte elő a Neptun kérvénykezelés kialakítása, mely jó munkakapcsolat a mai napig fennáll.

Pálfalvi Noémi (EHÖK):

Elég komplex folyamat volt, hiszen párhuzamosan kellett a szabályzati keretrendszert megváltoztatni különböző szinteken, magát a kérvényt fejleszteni, javítani és természetesen a hallgatókat tájékoztatni. Talán pont emiatt élveztem én is ezt a feladatot, hiszen egy olyan rendszer fejlesztésén dolgoztunk, aminek kézzelfogható eredménye is lett, egy olyan eredmény, ami teljes mértékben a hallgatókat szolgálja. Kiemelném én is az együttműködést mind a karok mind a hallgatói képviselők és az egyetemi munkatársak között, mely megkönnyítette az összetett folyamatok és problémák áthidalását.

Milyen változásokat tapasztaltak a modul bevezetése után?

Az intézményi adminisztráció részéről úgy tapasztaljuk, hogy megnőtt az intézményben az igény különböző kérvényfajták Neptun kérvénykezelőben kezelése iránt.

EHÖK:

A pályázati rendszerek egyetemi szinten egységesített kezelése pozitívan hatott az átlátható munkaszervezésre. Szorosabbá vált a kapcsolat az EHÖK kari szociális bizottságai munkája között. Fontos és talán nem túl szerencsés változás, hogy a papír alapú kérvénykezelés megszűnése óta nincs meg az a fajta személyes jelenlét, ami nagyban hozzájárult a pályázatok nagyszámú leadásához. A régi rendszer vitathatatlan előnye volt, hogy a szemeszterek első két hetében minden hallgató személyesen találkozott a HÖK munkatársaival, akik a képzési helyszínek egy-egy nagy forgalmú helyén ülve, már a jelenlétükkel emlékeztették a hallgatókat a pályázatok leadására, segítettek elmagyarázni a szabályzatokat.

Jobb elektronikus formában intézni a szociális támogatás igénylését? Ha igen, miért jobb?

Az intézményi adminisztráció oldaláról sokkal jobbnak látjuk, mert

  • megkönnyíti többkarú, több telephelyen működő intézmény esetén is a jogszabályoknak megfelelő, intézményileg egységes kezelést,
  • nincs papíros kezelés (kivéve a kötelezendően ellenőrzendőket, de azok is felcsatolásra kerülnek a rendszerbe, ellenőrzés után),
  • gyorsabb a folyamat,
  • automatikus a pontszámítás,
  • a hallgató nyomon tudja követni a folyamatot, és szükség esetén időben tud jelezni,
  • az igazolásokat nem félévenként, hanem érvényességi időn belül csak egyszer kell benyújtani (a hallgató szociális helyzete szempontjából releváns és a Neptun rendszerben nyilvántartható adatokról),
  • az esélyegyenlőségi adatok nyilvántartása sokkal pontosabbá, teljesebbé vált a Neptunban, és így a FIR-ben is.

Pálfalvi Noémi (EHÖK):

Az elektronikus kérvénykezelésnek számos előnye van. Ezek közé tartozik, hogy rövidebb idő alatt otthonról is le tudja adni a hallgató. Bírálói oldalról is megkönnyíti a munkavégzést a kötetlenség, nem beszélve a felesleges papírhasználat csökkentéséről vagy a folyamatos informatikai háttértámogatásról.

Dallman Kristóf (EHÖK):

Természetesen, mint minden rendszerbe, ebbe is bele kellett szokni, de úgy látom, a kari szociális bizottságok egyre inkább hozzászoknak a megváltozott környezethez és továbbra is magas hatásfokkal tudják segíteni a hallgatók ösztöndíj kérelmeinek ügyintézését.

Miért ajánlaná más intézményeknek a szociális támogatás Neptunon keresztül történő igénylését?

Az előző pontban leírtak miatt, mert megkönnyítheti és átláthatóbbá teheti a kérvények ügyintézését. Emellett a kérvénykezelő modul is sokat fejlődött időközben, könnyebb most az új kérvények kialakítása.

Mit üzennének azoknak, akik még nem használják ezt a modult?

Akik még nem használják a modult, kérjék az SDA-tól bemutatását, esetleg az egyes intézményekben használt típusokkal együtt. Törekedjenek a használó intézmények közötti tapasztalatcserére, hogy lehetőség szerint országos szinten is a jogszabályoknak megfelelő, egységes kérvénysablonok és kérvénykezelési folyamatok alakulhassanak ki.

Pálfalvi Noémi (EHÖK):

Érdemes a már meglévő rendszereket fejleszteni, nem elaprózni a különböző folyamatokat különböző platformokra. Így mind a hallgatóknak, mind a munkatársaknak egyszerűbb dolga lesz, hisz egy rendszer kezelésébe kell beletanulniuk. Nem könnyű az átállás, áldozatos munkával jár, de teljes mértékben megéri.

ppke-szoctam-abra